Десять приемов для эффективного совещания

Многие советы по повышению эффективности деловых совещаний как в переговорной, так и в Zoom уже хорошо нами усвоены: важно вовремя начинать и заканчивать обсуждение, эффективно планировать повестку дня, четко распределять роли и следить за включением и отключением микрофона. Даже если вы не знаете этих основ, вы сможете быстро найти все это в Google.

Но некоторые из наиболее ценных советов могут быть и менее очевидны, потому что они не касаются структуры собрания, участников или даже повестки дня; они о том, как ведущий встречи готовится к ней и взаимодействует с другими.

Как и в случае почти любого рабочего проекта, успех обсуждений зависит от уровня эффективности коммуникации руководства.

Ниже приведены 10 полезных коммуникативных тактик — с их помощью ведущим и управленцам, присутствующим на совещании, будет проще добиться того, чтобы их цели были достигнуты.

1. Подготовьте важные пункты — а не просто повестку дня — заранее

Повестка дня — это полезная дорожная карта встречи, но не эффективный инструмент для обсуждения ключевых моментов. Итак, в дополнение к ее составлению заранее обдумайте и подготовьте несколько кратких, но ценных замечаний.

Задайте себе несколько вопросов, которые помогут понять, что является важным:

    • “О каких идеях я хочу поговорить во время встречи?”

    • “В решении каких проблем мне или нам требуется помощь?”

    • “Кого из сотрудников нужно похвалить или отдельно упомянуть?”

    • “Какие вопросы мне больше всего хочется обсудить и рассмотреть в этой группе?”

Принесите ответы на собрание и поделитесь ими в начале или при упоминании тем, связанных с повесткой дня. Помните: тема — это лист бумаги. Основные пункты — это бумажный самолетик. Вы можете иметь оба предмета на столе, но только один донесет вашу идею.

2. Укажите цель

В начале встречи расскажите о цели совещания: что нужно решить, пересмотреть или выполнить в результате. Избегайте расплывчатых формулировок вроде “проанализировать” или “решить” проблему. Это гарантирует только разговоры, а не действия или продвижение вперед. (Даже в Zoom разговор может ничего не стоить.) Постановка четкой цели в начале собрания поможет гарантировать, что она будет достигнута или, по крайней мере, дело доведется до конца.

3. Направляйте своих слушателей

Ведущие часто начинают встречи с приветствий, создания эмоционального фона и важных обновлений (и это правильно). Если ваши вступительные комментарии охватывают несколько тем, скажите предварительно: “Прежде чем мы начнем, я хотел бы кратко рассказать о прогнозе, сделанном на прошлой неделе, результатах внутреннего опроса на тему многообразия, равенства и инклюзивности, а также о некоторых новых членах команды, которые скоро присоединятся к нам”.

Кроме того, используйте логические переходы (“Второе, что я хочу предложить, касается Y”) и заключительные утверждения (“Как видите, X, Y и Z имеют решающее значение для нашего успеха”).

Такие обзорные и заключительные замечания и логические переходы помогают команде 1) лучше ориентироваться и понимать, чего ожидать; 2) следить за поднятой вами темой и 3) не упускать основные выводы.

4. Будьте готовы слушать

Ведущему на совещании необходимо слушать обсуждение и демонстрировать это. Безусловно, диалог очень важен сам по себе, но наверняка вы также хотите, чтобы вас считали заботливым и ценящим вклад коллег руководителем. Вот несколько быстрых советов, которые помогут эффективно проявить интерес:

    • Вы всегда должны быть обращены лицом к аудитории, старайтесь поддерживать прямой зрительный контакт во время выступления. Во время виртуальных собраний это означает смотреть в камеру, а не на сетку контактов.

    • Кивайте в знак того, что слушаете. Кивок — самый эффективный способ демонстрации одобрения, потому что он означает: “Я слышу и понимаю вашу точку зрения”.

    • Пока вы слушаете, не думайте и не планируйте, что вам нужно сказать дальше. Неправильное понимание вопроса из-за того, что он не был услышан должным образом, может повредить вашему авторитету и уровню доверия к вам.

    • Не перебивайте говорящих и не заканчивайте предложения за них. Иногда нам кажется, что таким образом можно подтвердить чью-то точку зрения, но даже если это по сути и верно, мы все равно крадем чужое время и присваиваем себе их умозаключения, что невежливо и грубо.

    • Прежде чем сразу предлагать собственные идеи или решения, попробуйте задать вопросы выступающему. Например: “Я хочу убедиться, что правильно вас понял. Вы считаете, что у нас слишком много совещаний, особенно по пятницам. Правильно?” Такой действенный способ демонстрации признания укрепляет доверие и эмпатию.

    • Наконец, старайтесь подходить к обсуждению открыто и не обороняться. Совещание — это диалог, а не спор, поэтому сначала сосредоточьтесь на том, чтобы выслушать точки зрения членов команды, а не на выдвижении контраргументов.

5. Подготовьте вопросы

В диалогах между руководителями и командами лидеры могут повысить эффективность, задавая уточняющие вопросы. В своей статье для Harvard Business Review Лайза Лай утверждает, что стратегические вопросы вроде “Почему вы делаете эту работу” и “Как, по-вашему, выглядит успех для нашей команды?” могут помочь менеджерам побудить сотрудников думать на перспективу.

С заранее подготовленными формулировками вам будет легче заполнить пробелы во время встреч, если участники не будут задавать свои вопросы или понадобится растопить лед.

Вопросы ведущих можно разделить на несколько типов.

Стратегические:

    • “Чего вы надеетесь достичь?”

    • “Как мы можем применить этот подход во всей компании?”

Вопросы признания:

    • “Кто помог вам с проектом?”

    • “Как вам пришла в голову эта идея?”

Конструктивные:

    • “Чем я могу помочь?”

    • “Какие ресурсы вам необходимы, чтобы вывести проект на новый уровень?”

6. Не отклоняйтесь надолго от темы

Время от времени может возникнуть соблазн отклониться от хода обсуждений и поговорить о чем-то, не имеющем отношения к делу, и неважно, пришла ли эта идея внезапно вам в голову или была высказана кем-то из присутствующих. Сначала вы говорите об использовании социальных сетей, а затем резко переводите тему на обсуждение своих любимых знаменитостей в Instagram. Такие переходы опасны: если надолго уйти от темы, теряется необходимое время, да и все остальные начинают думать о постороннем.

Если вы выдвигаете или поддерживаете идею, которая лишь косвенно связана (или не связана) с основной темой, говорите о ней коротко, чтобы получилось логически вернуться к первоначальным пунктам.

7. Умейте вовремя закончить реплику

У некоторых ораторов в голове звучит надоедливый голос, который говорит: “Они еще не поняли — продолжайте говорить!” Часто эти мысли возникают из-за неуверенности, и часто такой подход бывает неверным, так что не доверяйте ему. Как только вы выскажете точку зрения, остановитесь и пропустите других вперед. Если у людей остались вопросы, они их зададут. Так вы можете быть уверены, что у других участников собрания останется время высказаться.

8. Выражайте признательность кратко

Руководителю всегда полезно похвалить, поддержать и поощрить команду, но будет не очень хорошо, если вы станете говорить слишком долго — и все продолжать и продолжать. В какой-то момент всем становится неловко.

Ничто так не убивает хорошую мысль, как бессвязность, поэтому старайтесь структурировать благодарственные слова и ограничить их 15 секундами или меньше. В то же время помните, что одно только слово “спасибо” никогда не окажет большого влияния. Всегда уточняйте “за что”. Хороший способ выразить признательность или похвалить — отметить, кто и что хорошего сделал и какое влияние действия человека оказали на работу организации или команды.

9. Помогайте другим держаться основной идеи

Если во время встречи сотрудник делает официальную презентацию без демонстрации четкой точки зрения или выдвижения предложений, мягко направьте его и вежливо спросите: “Что вы рекомендуете?” или “Что вы предлагаете делать?” Чем чаще вы задаете наводящие вопросы, тем больше вероятность того, что человек в итоге осознает, что важнейший навык лидерства заключается в донесении идей, а не просто в обмене мыслями.

10. В заключение наметьте необходимые действия

Чтобы после совещания намеченное вами не сошло на нет, в завершение встречи предложите четкие дальнейшие шаги и определите, кто должен их предпринять и когда. Ответственным за это может быть менеджер, помощник по административным вопросам, комитет или даже вы сами, но убедитесь, что этот сотрудник не только записывает и регистрирует идеи, но и продвигает их к исполнению.

Слишком многие организаторы совещаний думают, что с началом встречи их задача выполнена или что они просто должны вести записи и “контролировать повестку дня”. Но руководитель остается руководителем как во главе команды, так и на совещании. Пользуйтесь имеющимися в вашем распоряжении коммуникативными инструментами и сделайте все, чтобы обсуждение поставленных вопросов прошло результативно и эффективно.